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専修大学附属高等学校

以前のExcelでは、毎学期のミスが怖かった、、、

  • Point 1自作のExcelから切り替え
  • Point 2安心感を手に入れた
  • Point 3初めてシステム導入する学校に最適だ

属人的でミスが多く、いつも不安を抱えていた自作Excelから、安心できるスクールマスターへ移行

学校の働き方改革が緊喫な課題になる中で、業務負担を減らし、教育の質の向上を図る校務支援システムの導入が期待されている。しかし、教員個々のICTスキルに差があることから、円滑な運用に不安を抱える学校も多い。こうした中、誰でも使えるシンプルな操作性と学校独自のカスタマイズに対応し、私立学校への納入実績を増やしているのが、ウェルダンシステム株式会社のトータル校務システム『スクールマスターZeus』だ。そこで、2019年に導入した専修大学附属高等学校(根本欣哉校長・東京都杉並区)の坂本教務部主任と橋本教諭に、採用にいたった決め手やこれまでの活用状況の手応えについて聞いた。

校務支援システム導入に不安を抱える学校に最適

手間がかかったデジタル化への移行

専修大学附属高等学校は、「誠実・努力」の校訓を教育の基本理念とし、専修大学の「報恩奉仕」の精神を受け継ぎながら、進学指導を主体とする教育活動を展開。充実した学習環境のもと、将来、さまざまな分野でリーダーとなることができる人材の育成を目指している。

その中で、課題に挙がっていたのが、これまでExcelを使って処理していた成績処理や出席管理などの教務関連事務の使い勝手の悪さだった。橋本教諭によれば、もともと手書きから移行するだけでも、たとえば通知表なら着手から完成するまで約半年、指導要録にいたっては1年近くかかったという。なぜなら、初期の段階ではExcelのマクロが上手く働かずに全体的な表記のズレが生じたり、その後もマクロに持っていくまでの過程で打ち間違いがあったりするなどのミスが続いたからだ。

「しかも、プリントアウトしてからでないとミスに気づけないため、生徒に渡す2~3日前ということも。なんとか間に合うように修正しなければというプレッシャーがありましたし、本当に出したい形になるまでのやり直しが大変でした」と振り返る。

つまり、教員の負担を減らすためのデジタル化が、かえって手間を増やす結果を招いていたのだ。

とにかく使いやすい校務支援システムを


坂本 悠介 教務部主任

こうした課題の解決に向けて、校務支援システムを導入するきっかけになったのが、同校の働き方改革委員会で橋本教諭が提案したことだ。当時は遅くまで残業している教員が多かったこともあり、少しでも負担が軽減できるならと本格的に検討することになった。その上で、数社のプレゼンを実施した中から選ばれたのが『スクールマスターZeus』だった。

「何よりシンプルなインターフェースと操作性が決め手になりました。パソコン操作に苦手意識を持つ教員もいて、ちょっと複雑な作業になるとフォローが大変になるという認識があったからです。本システムは黒板調の親しみのあるメニュー画面で、その先もプルダウン等のマウス操作だけで簡単に検索できるなど、誰でも直感的に操作できる点が本校に合うと思いました」。

加えて、データの登録作業についても学籍情報や成績情報を完全に一元化し、一度入力すれば関係帳票に自動的に反映されるため入力ミスの心配がなくなるとともに、教務以外とのデータのやり取りでの二度手間を解消するなど、校内の横のつながりを強化できることにも期待した。

負担も不安も軽減された

実際の運用としては校内の活用ルールを決めるところからスタートし、教員個々による入力、出力、ファイルへの取り込みと段階的にステップを踏んで進めていき、昨年度末には全員が通知表を出力するまでになった。
「通知表を出力するにあたり、今までは進路学習指導部に提出した成績などのデータをもう一度教務であずかり、それを通知表に反映させる手間がありました。手間があるということはミスをする可能性も高くなるので、それがなくなったことは心理的な面でも負担が軽減されたと思います」と語るのは坂本主任だ。

また、ファイルを共有して便利になったのは学籍情報と指摘。従来、生徒の住所変更は事務局に手続きして担任が書類を保管していたが、事務局に依頼するだけで済むようになったとし、このような教務、進路学習指導部、事務局に亘るデータを一元化するメリットを挙げた。

導入後の手厚いサポートに安心感


橋本 広大 教諭

一方、『スクールマスターZeus』は学校の要望に合わせて機能をカスタマイズできるのも特長だが、同校ではパッケージ機能をそのまま活用している。むしろ、その方がこれまでの作業の無駄な部分を削ぎ落すことができると考えたからだ。実際、成績処理のファイルが一つで済む、年次更新の並び替えの手間がなくなるなどの省力化が図られるようになった。

また、導入後のサポートが手厚いことも、採用を決めた理由の一つだ。「困ったときに気軽に電話やリモートで対応してくれるのは安心感がありました。しかも学校の業務に精通しているため、こちらが連絡しなくても『通知表のレイアウトは調整しますか?』など時期に合わせて問い合わせしてくれる。そうした点からも、事務作業を効率化したいと思っているが教員のスキルに不安がある学校には、特にスクールマスターZeusをお薦めしたいですね」と坂本主任は強調する。

その上で、現在移行を進めている指導要録では、生徒の生活指導に関わる細かい情報も含めてシステム上で共有していくことや、テスト結果からクラスごとのレーダーチャートを作り、生徒個々の指導に生かすことにもチャレンジしていきたいと抱負を語ってくれた。

出典:日本教育新聞 令和3年5月3日号
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