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堀越高等学校様
成績処理のスケジュールに1日分のゆとり！
セキュリティを最も重視！
自作Excel管理に比べ転記作業が大幅に減る！
負担が大きく減り、余裕が生まれ、仕事の質が向上した！
平成27年度春から検討を開始し、平成29年度春から全職員で運用を開始している。小泉泰男教務部部長に、本システム選定の理由と導入後１年を経た使い勝手について聞いた。
導入のきっかけは・・・
校舎建て替えに合わせて校務管理も一新！
「校務情報の一元化が必要であるという声は何年も前から教務部会で議題に上がっており、課題として共有されていました。今回、導入に至った大きな理由が、本校舎の建て替えです。学校の設計を一から見直すと共に、制服や体育服もリニューアルするなど様々な点を一新。教職員の校務用ＰＣ配備と校務の一元管理を一斉に進めることに決まりました」
校務管理の一元化に向けた情報収集を目的に平成27年５月、東京で開催された「教育ＩＴソリューションＥＸＰＯ」で数社のブースを訪れ、各システムについてヒアリング。「説明を聞くほど、早急に導入すべき仕組みであると感じた」と話す。
同年９月、５社から同校向けの提案を受け、検討の結果、10月に「スクールマスターZeus」の導入を決めた。
導入の決め手は・・・
セキュリティを最優先！
本システム選定のポイントは何か。「セキュリティ、カスタマイズ、使いやすさ、サポート、コストの計５点が検討要素です。同社の仕組みは、すべて最高評価でした」
小泉泰男教務部部長
中でも、最も重視した点が「セキュリティ」だ。現在同校では、どの教員がどのデータにアクセスできるのかを明確に決めており、権限を持たない教員はデータにアクセスできない。
校務データにアクセスできるＰＣもシステム上で限定しており、個人の持ち込みＰＣやスマートフォン、外部ＵＳＢメモリなどによるアクセスやコピー等は一切できない仕組みとして、情報漏えいリスクを回避している。
次に重視した点が、カスタマイズの柔軟性だ。
同校には４つのコース「進学・進路選択」「体育」「トレイト」「育英」があり、カリキュラム編成はそれぞれ異なる。また、個人の成績表のほか、クラス全体、学年全体の状況が一覧できるシートを作成しており、成績会議や学校運営などに活用している。この仕組みをほぼそのまま「スクールマスター」で実現した。
「柔軟にカスタマイズ対応が可能で現在の仕組みの考え方を変更せずに移行できる点は、情報化にそれほど前向きではない教員を説得することにも役立った」という。
使い勝手の良さやサポートも重要だ。全職員一斉で校務の情報化を進めるには、すべての教員にとって使いやすい仕組みであることが求められる。これについては、「スクールマスター」のトップ画面がシンプルで分かりやすい点、設立時から教育関連に特化してシステムを提供している点、私立中学校や高等学校へのカスタマイズ事例が豊富な点などが評価された。
導入の成果は・・・
入力作業は1回！ミスが減り正確度が増した！
平成29年４月からの一斉稼働に向けて、どのようなスケジュールで進めたのか。
まず、同校独自の仕組みを反映した帳票づくりに着手。平成28年８月に完成し、2、3学期は従来のエクセル＋手書きによる成績処理と校務支援システムによる成績処理を併用。問題がないことを確認して４月、一斉に切り替えた。
本システム導入により、校務処理はどのように変わったのか。
導入前は、通知表や指導要録、教務用提出データ等、形式ごとに生徒データを再度入力し直すという手間がかかっていた。転記回数が多いので点検作業も多い。
これが、校務支援システム導入により、入力作業は教科担任による１回で完了。すべてボタン１つで出力できるようになり、学級担任の負担が大きく減った。
「学年末の成績処理スケジュールや点検作業は従来通りだが、以前と比較すると、ミスが大きく減り、正確度が増している。学級担任や教務、管理職の負担がそれぞれ大きく減ってスケジュールに余裕が生まれ、業務の質の向上につながっていると感じる」と語る。
今後は・・・
大学入試改革へ準備をスタート
校務の情報化を進めたことで、教員から「こうすればより効率的になる」という意見が出やすくなった。
現在、新しい大学入試のスタートに向けて平成30年度の入学生徒を対象に、ポートフォリオなどの新しい評価方法や調査書の様式を検討中である。毎年システムを見直す機会を密に設け、校務支援システムとの連携を含めたバージョンアップを検討していく考えだ。
