ウェルダンシステム株式会社

事務 小杉政史氏、副教頭・教務部長 入英樹教諭

田園調布学園中等部・高等部は「豊かな人生を歩める人になる」を掲げ、探究学習や海外研修の充実など様々な学びの改革を行っている。改革のためには入試や教務関係での教員の業務軽減が必要であると考え、クラウドに対応した校務支援システムを導入。様々な改革に、より注力できるようになった。同校副教頭・教務部長を務める入英樹教諭と事務の小杉政史氏にシステム導入前の課題と経緯、導入後の成果を聞いた。

入試の多様化で入試業務が膨大に

校務支援システムをクラウド化する以前は、教科担当が成績処理したデータを、教務が教務システムに取り込む仕組みでした。教務システムはスタンドアロンの専用PCで一般の教員はアクセスできません。そこで教務は、生徒の成績や出欠データ等の教務システムに入力しなければならない内容を校内ネットワークフォルダに別表で作成し、教員は時間指定で入力、その後、教務が教務システムにそのデータを移すという手順でした。

年度更新については業者が来校して作業する必要がありました。さらに、カリキュラムが少しでも変更するたびに、帳票の変更をその都度システムに反映する必要もありました。しかも、業者によるシステム対応が難しい、もしくは費用が大幅にかかるカスタマイズが必要になる場合は学校関係のシステムに詳しい者が行うなど、様々な仕組みをつぎはぎしてきており、特定の担当に負担がかかっていました。

海外研修の充実にも力を入れおり、1年間の留学や3か月のターム留学、海外大学進学協定校推薦制度(UPAS)を導入しています。そのため、成績表などの証明書類を英語で発行する必要があり、これを担当する教務部長の負担が年々増えていました。

解決したい課題を整理、わかりやすい仕組みに

旧システムによる調整・対応はもう限界であると考え、当時、教務と入試で同様のシステムを利用していたこともあり、喫緊の課題である入試のシステムと共に教務システムも変更しようと考えたのが2018年です。

そこで2019年の教育総合展(EDIX)で本校のニーズに合った製品を探し、後日3社のプレゼンテーションを実施して皆で検証。決定したのが「スクールマスターZeus」(ウェルダンシステム)です。前述の要望に対応できることに加え、インターフェイスがスマホアプリのようなデザインで親しみやすく、マニュアルを見なくても操作できます。様々なスキルの教員が触るため、わかりやすさは重要です。

多様な入試の判定資料が自動出力できる

最も負担が大きかったのが、判定資料の作成です。当初はExcelで作成しており、関数が複雑で作業できる教員が限られており、データ統合や照合に時間と人手が必要で、この部分のDX化に役立つ製品を探していました。

2019年度のEDIX(教育総合展)で該当する製品を探したところ、私立高校の複雑な入試業務を提案しているのは｢スクールマスターZeus｣のみでした。そこで相談し、その3か月後には本校の独自入試を想定したサンプル版が届き、検証を経て導入を決定。11月から年末までに6回程度打合わせて細部を調整し20年度中に構築。21年度の入試(21年1月実施)より活用とほぼ1年で稼働を開始することができました。

英文証明書もボタン1つで対応、「教務への依頼事」が激減

2021年12月の帰国生入試から新システムを稼働し、教務システムの全校運用は2022年度からです。担任や教科担当は教員用PCから教務システムにアクセスできるようになり、「教務への依頼事」が激減し、USBメモリの使用も不要になりました。

年度更新も校内でできるので、教務が指定した期限に入力する工程がなくなってそれぞれのタイミングで仕事を進めることができ、「繁忙期」もなくなりました。

入試の事務作業が3分の1減った

入試選定についてもステップが激減しました。
合格判定のための資料として入試の点数のほか、「複数回受験」「出校」など様々なデータを抽出し、それをかつてはCSV出力して手動で並び替えていましたが、現在はシステム上で終了します。また数日間にわたり500人以上発行して押印していた合格通知書も、新システム導入後は電子印対応になる等、全体の作業量が3分の1ほど減って業務がスピードアップしました。

入試と教務システムが連携しているため、本校への入学者が決まればボタン1つでデータ移行できるなど、業務の流れがシンプルになってわかりやすく、作業分担がしやすくなって「担当でなければできない」作業が減りました。

実現したいことに的確に対応

現在、新システムが稼働して3年目になります。「こんなことをできるようにしたい」という提案が様々な部署から上がってくるようになったこともシステムを一元化したことのメリットです。

帳票の微修正は学期を通して行っていますが、本校のシステムを立ち上げたウェルダンシステムの担当が継続して対応してくれるため、「こういうことはできるだろうか」というふわっとした要望にも的確な提案を頂いています。改修ではなく現状のシステムでこのような対応も可能である等、運用で解決する提案もあり、学校業務を理解している担当者であると感じています。