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新渡戸文化小中学校様
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3日かかっていた通知表作成が、たった30分に
手書きで3日かかっていた小学校の通知表作成が、たった30分に！
クラウドで管理の負担も大幅に軽減！
通知表作成にかかる時間の劇的な短縮など、利用初年度から大きな変化をもたらしている。スクールマスターをクラウドで利用していることによるメリットも大きい。
操作解説ビデオを作ってスムーズに移行
スクールマスターはクラリス・ジャパンの開発パートナーであるウェルダンシステム株式会社が提供する、FileMakerプラットフォームベースの校務支援システムだ。様々な基本機能があり、これをベースとして導入する学校ごとにカスタマイズして利用できる。
新渡戸文化小中学校でスクールマスター導入前の検討から導入後の設定、利用者である小学校教諭の支援に携わっている同校数学科主任の大内輝教諭は、これまでの経緯を「導入初年度には、通知表と指導要録の作成に使用しました。特に通知表は、導入以前はスプレッドシートと手書きの併用だったのでとても時間がかかっていました。いかに業務を効率良くするか、教員の負担を軽減するかを考えた結果、FileMakerベースで使いやすく、やらなくてはならないことがすべてそろっているスクールマスターを採用しました」と説明する。
しかし使いやすいとはいえ、小学校教諭にとっては初めて使うシステムだ。
そこで大内教諭がスクールマスターを操作し、それを別の教諭が動画撮影して、解説ビデオを作った。これを校内のサーバーで公開したところ、ほかの教諭はビデオを見ながら操作することで難なく使えるようになった。
3日かかっていた通知表作成が30分に
大内教諭
スクールマスターを導入するまで、通知表を作成する際には、まず各教諭がスプレッドシートでクラスの児童、約30人の評価を作成し、手書きで通知表の用紙に書き写していた。
導入後は、スプレッドシートで作成した評価のデータをスクールマスターにインポートして印刷している。したがって、評価を作成する時間は変わらないが、その後の手書きの時間が不要になった。
「書き写す作業に3日ほどかかっていました。スクールマスターを使うとデータのインポートから印刷まで30分ほど、操作の早い教員だと15分ほどでできているかもしれません」と大内教諭が語るほど、劇的に時間が短縮された。
もちろんスクールマスター上で直接データを入力することもできるが、これまでのワークフローを生かしたためイメージをつかみやすく、スムーズに移行できたという。
データの集約と作業時間短縮のメリット
指導要録も通知表と同様に、各教諭がスプレッドシートでデータを作成し、スクールマスターにインポートしてから印刷している。このようにスクールマスターにさまざまなデータを集約し、連動させることの利点もある。
大内教諭は「まず、児童の基本データなど同じことを何度も入力するのをやめたいと思いました。そうすればミスを減らせますから。さらに、1 か所に集約すれば情報がどこにあるか迷わなくなり、必要な情報を集めて印刷することなども簡単になります」と説明する
時間に余裕ができた分はほかの仕事ができるし、ミスがないかチェックすることもできる。使っている教諭からは「シンプルに使える」「とにかく早くなった」などの反応があり、難しいとか困っているといった声は今のところまったくないという。大内教諭自身もシステム関連の業務にかかる時間が減り、残業が明らかに少なくなったそうだ。
クラウドで管理の負担をなくす
新渡戸文化小学校では、校内にスクールマスターのサーバーを設置するのではなく、クラウド環境で使用している。
大内教諭は「クラウドでの運用は、校内にサーバーを置く負担やリスクから解放されるので、めちゃくちゃありがたいと思います。サーバー管理の業務が必要ありませんし、停電などの緊急時やトラブル時にもクラウド側に対応を任せられます。データのバックアップやセキュリティ面でも安全です」とメリットを述べる。
さらにスクールマスターを利用するコンピュータはこのクラウド以外には接続しないなど、セキュリティには万全の対策を施している。
データ管理や情報活用にさらに広げていきたい
小学校の通知表と指導要録からスクールマスターの使用を開始したが、大内教諭は利用範囲をさらに広げていきたいと可能性を語る。
「本校では教員 1 人に 1 台ずつ iPad が提供されているので、iPad を教室に持っていき、スクールマスターで出欠をとって自動集計したいですね。また、中学や高校でも、そして授業計画の作成、入学試験、進路指導にも使いたいと思っています。データの管理や、全教員が同じように情報を活用できるということが今後ますます必要になるので、そのためにスクールマスターが役に立つのではないでしょうか」（大内教諭）
